Adjustment to the implementation of the digital locking system
(Dutch below)
Veste Wonen will gradually implement the digital locking system announced in December 2024. This decision was made after consultation with the Central Tenants’ Council (CTC/CBR), who expressed concerns about the implementation of the digital locking system. Tenants will also have a choice in the access method.
What is changing?
“Recently, we have engaged in discussions with the Central Tenants’ Council and tenants. Therefore, the rollout of the digital locking system has been postponed. As a housing corporation, we aim to enhance service by resolving housing inconveniences. Improvements must also be perceived as such. If this is not the case for a group of tenants, it is essential to engage in dialogue to understand their concerns and how we can address them. After carefully listening, we have revised the plan for the locking system in collaboration with the CTC (CBR),” said Warner Thijssen, Strategic Advisor for Service and Innovation.
App and/or key tag
Compared to the initial plan, which aimed to equip all student housing with a digital locking system based on an app, students now have multiple choices. Tenants can choose between a key in the Veste Wonen app or a key tag (also known as a ‘keyfob’). Both are also available as an option. With these access options, tenants can experience the benefits of the smartphone as an access tool at their own pace. Installing a digital smartphone key remains an option alongside the choice of a key tag.
Phased rollout
Additionally, the implementation will be gradual, starting with the new buildings on the Boulevard and the short-stay rooms on campus. The next steps are yet to be determined. The CBR remains closely involved in this process.
Privacy guaranteed
“We have heard the concerns raised by the CBR (CTC) and tenants. We understand that privacy is an important concern,” explains Warner Thijssen. “We want to address the concerns about privacy and data storage by adjusting the implementation the digital locking system.”
No data* will be logged regarding the opening and closing of the digital locks. Due to the concerns and emotions surrounding this issue, Veste Wonen has explored alternatives to ensure the service without logging this data. For the registration of digital keys (both the key tag and the digital smartphone key), no additional data is required beyond what Veste Wonen already necessarily possesses for managing a rental contract. All aspects of data and privacy are carefully detailed in a privacy statement. With this, Veste Wonen hopes to alleviate concerns about privacy and data storage.
*Operational data are normally stored for a short period to enable remote service and investigation of misuse. These data are, of course, securely logged and comply with GDPR (AVG) regulations. Only a single authorized person has access to the data in such a scenario.
Tenant’s interest first
The choice for the digital locking system was made with safety, user-friendliness, and efficiency of key management and possession in mind, always prioritizing the tenant’s interests. Thijssen: “We trust that the phased approach, privacy statement, non-logging of door unlocking and variety in access options will alleviate concerns about the locking system and allow us to move forward positively with the digital locking system.”
Nederlands
Aanpassing implementatie digitaal sluitsysteem bij Veste Wonen
Veste Wonen gaat het digitale sluitsysteem, dat in december 2024 aangekondigd werd door de woningcorporatie, stapsgewijs invoeren. Dit besluit is genomen na overleg met de Centrale Bewonersraad (CBR/CTC), die hun zorgen uitten over de invoering van het digitale sluitsysteem. Ook krijgen huurders de keuze in het toegangsmiddel.
Wat verandert er?
“De afgelopen periode zijn we in gesprek gegaan met de Centrale Bewonersraad en huurders. De uitrol van het digitale sluitsysteem is daarom uitgesteld. Als woningcorporatie streef je naar een verbeterde dienstverlening door woonongemakken op te lossen. Verbeteringen moeten ook als zodanig worden ervaren. Wanneer dit bij een groep huurders niet het geval is, is het essentieel om in gesprek te gaan om te achterhalen waar de zorgen liggen en hoe we deze kunnen wegnemen. We hebben goed geluisterd en het plan voor het sluitsysteem in samenwerking met de CBR geactualiseerd.” aldus Warner Thijssen, Strategisch adviseur dienstverlening en innovatie.
App en/of sleuteltag
Ten opzichte van het initiële plan, om alle studentenwoningen te voorzien van het digitale sluitsysteem op basis van een app, krijgen de studenten nu meerdere keuzes. Huurders kunnen in het aangepaste plan kiezen tussen een sleutel in de app of een sleuteltag (ook wel ‘keyfob’ genoemd). Ook beide toegangsmiddelen is een optie. Met deze toegangsopties kunnen huurders de voordelen van de smartphone als toegangsmiddel op eigen tempo ondervinden. Het installeren van een digitale-smartphone-sleutel blijft naast de keuze voor een sleuteltag een mogelijkheid.
Stapsgewijs invoeren
Daarnaast gebeurt de invoering stapsgewijs, te beginnen bij de nieuwbouw aan de Boulevard en de short-stay kamers op de campus. De vervolgstappen worden nog vastgesteld. De CBR blijft nauw betrokken bij dit proces.
Privacy gewaarborgd
“We hebben gehoord wat de CBR en huurders hebben aangekaart. We begrijpen dat privacy een belangrijk aandachtspunt is,” licht Warner Thijssen toe. “We willen tegemoetkomen aan de zorgen over privacy en dataopslag door een aanpassing te doen aan de wijze waarop we het digitale sluitsysteem implementeren.”
Er worden geen gegevens* gelogd over het openen en sluiten van de digitale sloten. In verband met de zorgen en emoties rondom dit thema heeft Veste Wonen gezocht naar alternatieven waarbij we de service kunnen waarborgen zonder het loggen van deze gegevens. Voor de registratie van de digitale sleutels (zowel de sleuteltag als de digitale-smartphone-sleutel) zijn géén aanvullende gegevens nodig die Veste Wonen niet al noodzakelijk in bezit heeft voor het hanteren van een huurcontract. Alles wat betreft data en privacy wordt zorgvuldig uitgewerkt in een privacyverklaring. Hiermee hoopt Veste Wonen de zorg betreft privacy en dataopslag alvast weg te nemen.
* Operationele gegevens worden normaliter voor korte tijd gelogd door de leverancier met als doel de service op afstand aan de eindgebruiker en de controle op misbruik. Deze gegevens worden in een dergelijk scenario vanzelfsprekend goed beveiligd gelogd en volgens AVG wet- en regelgeving. Alleen een enkel geautoriseerd persoon heeft dan toegang tot gegevens.
Belang van de huurder voorop
De keuze voor het digitale sluitsysteem is gemaakt met als redenen: de veiligheid, de gebruiksvriendelijkheid en de efficiëntie van sleutelbeheer en bezit bevorderen, met het belang van de huurder voorop. Thijssen: “We vertrouwen erop dat de gefaseerde aanpak, het niet loggen van deur ontgrendeling, de privacyverklaring en de verschillende toegangsopties de zorgen rondom het sluitsysteem wegnemen en we op een positieve wijze vooruit kunnen met het digitale sluitsysteem.”